企业会计电算化治理中的内部控制研究

在会计电算化中,内部控制由人工控制变为人和计算机共同控制,原有的内部控制已无法适应会计电算化信息系统的要求。可以说,任何一家实现电算化的企业、事业单位或其他经济组织,不论其规模大小和业务性质,不论其采取何种会计工作组织程序,在其会计业务处理中,总是不同程度、不同方面地存在着一定的内部控制题目。
　　
　　一、当前企业电算化治理中内部控制存在题目
　　
　　1.会计电算化职员素质有待进步。
　　目前,普遍存在的较低的职员素质,使会计软件的很多功能得不到充分利用,更谈不上根据实际工作情况进行二次开发,从而使会计软件中固有的一些内部控制措施得不到落实。
　　2.通用会计软件安全控制功能不完善。
　　(1)软件安全性与保密性差。
　　作为财务软件的加密,目前主要是对软件系统而言,财务软件公司只考虑自身的经济利益,防止盗版,但对用户会计数据保密性、安全性涉及未几。另外,数据库缺少必要的加密措施,可以很方便的从外部打开修改。
　　(2)各核算模块缺乏衔接致使内部控制难度大。
　　总账、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递,以实现自动转账、相关查询等功能,不能做到“无缝连接”,因此也就无法充分发挥计算机在数据处理上的先进性。由于电算化会计信息系统的一体化系统模式尚未建立,各子系统间会计数据不能完全实现系统内部自动转换数据,多数子系统仍然建立在直接使用基础数据的基础上。这不仅增加了数据输进的工作量,而且由于由人工核算、人工输进等人为因素,增加了出错机率,也加大了内部控制的难度。
　　(3)已有的功能不符合内部控制的要求。
　　在电算化会计信息系统中,存贮在磁性介质中的会计信息有被篡改而不留下痕迹的特点。同时,商品化会计软件设置了一些不应有的功能,使不少必要的程序控制失效。这不仅会误导会计职员的思想熟悉,甚至会造成一些不应有的依靠习惯。更为严重的是,软件的不规范之处还给不法之徒提供作案机会。
　　(4)软件的实用性不足。
　　企业在选购财务软件时缺乏前瞻性,随着经济与企业的发展,原有的财务软件在功能上已不能适应新形势的要求,而企业又没有及时对原有系统给予改进,从而使相关的内部控制得不到保障。
　　3.电算化会计基础治理工作薄弱。
　　(1)职责分离执行不力。
　　实施电算化会计后,企业财务处工作职员的职责分工仍与手工模式下相同,只是增加了系统维护职员岗位,没有制定新的岗位责任制度。固然通过设定密码的方式实现了操纵权限控制,但由于职责不明确,从而使越权操纵成为可能。如系统维护职员可以随时接触系统,甚至顶班操纵,增加其利用对程序的了解及编程技术作案的机会。
　　(2)操纵过程中存在风险。
　　由于没有制订相应的控制措施和缺少监视,没有严格限制未经授权的人接触电算化系统,对于玩忽职守的情况,难以明确追究相应的责任。
　　(3)维护过程中存在风险。
　　系统日常维护主要解决在日常操纵中计算机硬件、软件一些简单故障。企业在对系统日常维护过程中,经常是出了题目就由工作职员直接通知维护职员进行维护,没有严格的申报和测试验收制度,维护过程也不做相应记录。
　　(4)档案保管中存在的题目。
　　第一是对电算化档案重要性的熟悉不到位,造成档案治理内容不全;第二是会计档案没有严格执行分人分地保管,存在较大的隐患;第三是数据备份存在偏差。固然对数据进行备份,但不能坚持定期备份。假如出现计算机故障就可能导致数据的丢失。对数据没有定期检查,缺乏针对突发题目而采取的补救措施。另外,软件目前只支持软盘备份,难以克服磁盘容量小、寿命短、稳定性差等缺陷;第四是没有建立和执行计算机病毒的防范治理制度,多次出现由于软盘使用不当使系统数据被病毒破坏的情况。
　　4.缺乏电算化内部审计监视。