试谈计算机技术运用于电子档案管理的深思

摘 要：每个上班的人都在单位有自己的档案，档案是指机关，团体或者企业为了规范管理，把员工的资料或者生产销售情况等做统筹的记录，以便以后查询，利用和参考，并按专门的策略进行整理归档。比如人事档案，会计档案，病历档案等等，不过以前的档案都是纸质的，保存或寻找起来都特别麻烦。现在随着计算机科技的发展，电子档案已经越来越多的应用到各行各业中，为了对电子档案有进一步的认识，本文结合实际情况对电子档案的运用进行探讨。

关键词：探讨;电子档案管理;计算机技术

　1 前言

在企业中，档案记录了企业成立时间，经营的各种产品资料以及各个时间段的销售情况和企业发生的改革等等，为企业以后的经营发展提供了更加真实更加可靠的参考依据，在企业发展运营中起着至关重要的作用。以前企业里的档案都是用手写的，这样特别浪费时间，而且时间长了纸质的文档就会发生损坏，很可能会丢失很重要的文件，并且在后期查询资料的时候很麻烦，为企业造成不必要的损失。但是电子档案的出现为企业的管理工作提供了很大的方便，大大减少了管理工作的难度，同时也提高了员工的工作效率。下面我们开始分析电子档案管理的有关细节[1]。

　2 电子档案的概念及优势

电子档案不同于传统纸质的档案，以前纸质的档案容易损坏，查询资料也很麻烦。但是电子档案就跟它有更加鲜明的对比了，不仅不容易损坏，查询起来也特别方便。纸质档案是以纸为介质，而电子档案则是用计算机磁盘等电子设备作为介质用来保存文档的，比如现在应用广泛的U盘，手机内存卡，移动硬盘等等，这些都是储存设备，它们不仅存储方便快捷，而且便于携带，只要有电脑随时随地都可以用。这些档案不同于纸质档案，看得到摸不着，比较虚拟，以下简称虚拟档案，虚拟档案是在计算机上以比特和字节的形式来表示档案信息的，和纸质档案是不同的。虚拟档案可以在电脑上互相流通，也可以在互联网上建立远程管理系统，如图1。要想使档案的比特和字节能随机定位于用户的网络终端，使字节和比特以数字，文字，图表，符号和图像的形式出现在用户面前，就必须要使用正确的硬件和软件。

目前市场上储存电子档案的大多是U盘，光盘，内存卡，硬盘等，这些存储设备可以有效地保证文档的完整性和安全性。传统的手写档案在书写过程中很有可能造成失误，引起信息错误，那么在以后查询的时候更会错上加错，极有可能给企业未来的发展造成很大的损失。那么电子档案就避开了这个错误，它在操作过程中如果出现操作错误，计算机会自动发出错误警报，这样就大大提高了文档的正确率。另外，电子档案可以随身携带，无论何时何地需要，都能给用户展示最精准的数据。并且占用存储空间小。正所谓U盘在手，信息全有。

　3 计算机技术在电子档案管理中的运用

随着电脑技术的快速发展，电子档案也越来越广泛地应用到企业中，它的产生给各行各业带来了莫大的方便[2]。所谓跟上时代，跟上步伐，企业才能走的更远。电子档案把企业的管理难度大大降低了，那么操作起来就更加方便快捷，也提高了企业的工作效率。那么从事电子档案管理的工作人员，要想把这项艰巨而光荣的任务做好，就一定要对电子档案有更深的了解，对它的性能要了如指掌，才能把企业的档案管理工作做的更加得心应手。

3.1 存储

对于以前手写的档案大多数都是用纸质的，时间长了的档案都储放在档案室里，要占用一间房子，那么日积用累以后纸质的档案越来越多，档案室里存储放不下就只能再加一间房子来继续储存纸质档案，这样无限期循环起来。就加剧了存储室的'负担[3]。那么电子档案就跟传统的纸质档案有着天壤之别了，档案人员只需要把档案输入电脑，它就会自动存入计算机的数据库中，它不仅占用空间小，而且存储空间大。

3.2 查询

企业在发展过程中，会经常参考往年同期的记录来作比较，来确定公司的进展。那么如果使用的是纸质的档案的话，寻找起来就很麻烦了，要动用大量的人力来参与，还要浪费大量的时间，这样就降低了员工的工作效率。但如果使用的是电子档案的话，在计算机相应的文件上只要输入所要查询的数据代码，计算机就会自动而准确地为您寻找出你所需要的资料[4]。这样不仅减少了大量的人力，还为公司减少了大量的时间。这样工作效率也就大大地提高了。企业的发展也就蒸蒸日上。企业很有可能会因为这个扭亏为盈。

3.3 监测

以前传统纸质的档案不能加密码，那么企业内部档案就存在很大的危险性，如果档案被窃取就会给企业带来很大的损失。那么使用电子档案就不会出现这样的情况了，有自动的监测功能，它还可以设置密码，这样就不会被窃取，使企业的档案信息的安全性大大提高，从而避开了企业的损失[5]。

　4 结语

随着现代电脑科学技术的不断发展，电子档案也一步步代替了纸质档案，越来越广泛的被应用到各行各业中，这样使企业的经营管理更加得心应手，大大提高了企业运营和操作的工作效率。那么要使自己的企业更接近现在科技的发展轨道，就更需要培训计算机科技方面的人才，为电子档案管理工作更好地服务[6]。

　[参考文献]

[1]傅荣校，著.档案管理现代化：档案管理中技术革命进程的动态审视.浙江大学出版社，2010.

[2](美)哈格，等，著，严建援，等，译.信息时代的管理信息系统.北京：机械工业出版社，2011.

[3](美)萨曼达，(美)希瓦史塔瓦，著，罗英伟，等，译.信息存储与管理：数字信息的存储、管理和保护.北京：人民邮电出版社，2011.

[4]马长林，宗培岭，等，主编.档案馆信息化建设探论.上海：上海社会科学院出版社，2011.

[5]刘越男，著.建立新秩序--电子文件管理流程研究.北京：中国人民大学出版社，2012.

[6]安小米，等，编著.基于ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范.北京：中国标准出版社，2012.