秘书基础:会议团队接待程序
一、销售部接待程序:
销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作:
1、及时与会务方负责人进行联络
(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。
2、落实会议场地和房间数量
在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。
3、商谈价格
当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。
价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。
4、签订会议协议,收取会议押金
当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;
5、下发会议接待通知单
签订好会议协议后,根据双方协商的'具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;
6、会议接待
发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;
7、会议结账
会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;
8、会议送别
恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;
9、会议结束
会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。
二、房务部接待程序:
房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:
1、会议接待的前期工作
(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;
(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;
(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;
(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;
(5)落实参会嘉宾是否乘专梯,客人是否分批到达;
(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。
2、会议排房
按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态的房间。
3、会议空房
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