商业银行办公室秘书工作内容
商业银行办公室秘书工作是一项繁重和艰苦工作,笔者试从秘书工作的职责、工作特点和秘书人员应注意的问题三个方面,简单地谈谈对秘书工作的认识。
1.秘书工作的四大职责
简单来说秘书工作主要是做文书写作、办公助理、信息枢纽、决策参谋四方面的工作。
第一,文书写作。通常包括撰写会议通知、日常信函、工作报告以及新闻宣传、网站维护和公文审核等工作。文书写作是一项艰苦的脑力劳动,文字材料难组织成了许多秘书的头等难事。要写好报告材料可遵循“三言”原则。一是言之有物。走在领导前面掌握第一手的材料和最新的资讯,有的放矢,切中要害。二是言之有序。讲究逻辑,条例清楚,纲举目张,让人印象深刻,过目不忘。三是言之有味。符合领导身份、风格与口味,高屋建瓴,一针见血,入木三分。
第二,办公助理。通常包括完成办事、办会等日常事物工作及领导交代的其他工作。这些事情琐碎而繁杂,这个角色有时候会遇到工作压力大、方向不明、工作关系难以协调等困境。世上无难事,只怕有心人。要做好办公助理可遵循“三要”原则。一要敢于服务。遇事不慌、沉着冷静,不要畏惧退缩而贻误工作。二要勤于服务,勤勉做事,不能投机取巧而自欺欺人。三要精于服务。沟通很重要,悟性也很重要,要勤于沟通,讲究技巧,找对感觉。
第三,信息枢纽。是协助领导掌握各部门、各分支行的工作情况,收集、汇总各种信息资料,同时做好上传下达工作及对外通讯员和联络员角色。要做好此项工作须多观察、多思考、多积累,把上面的、下面的、横向的各种信息及时主动自觉的收集起来,从而发挥最大效益。同样,要做好信息枢纽角色,必须遵守“三不”原则。即参与不干预,干事不误事,传令不施令。
第四,决策参谋。是指秘书人员在领导决策过程中,或多或少地发挥着参谋作用。秘书人员既然是领导的.参谋和助手,就要“参”得及时,“谋”得超前。要化被动为主动,被动中求主动。做好参谋要吃透上情、了解下情、把握要情,紧紧围绕领导思考的大事,抓难点、抓热点、抓重点,找准切入点。想要做好参谋作用,应注重“三想”。即想领导之所想,想领导之应想,想领导之未想。
2.秘书工作的“四难”和“四乐”
办公室是银行的综合管理机构,是沟通上下、联系左右、连接内外,保证各项工作正常运转的枢纽。这项工作虽然劳累辛苦,但苦中也有甜,苦中也有乐。具体可表现在“四难”与“四乐”。
秘书工作的“四难”。一是报告文章真是难写,经常要加班熬夜。二是领导思路难以把握,经常是云里雾里。三是各种关系难以协调,经常是左右为难。四是工作压力难以承受,但必须尽职尽责。
秘书工作的“四乐”。一是学习之乐,小任务,大视野,像领导一样思考。二是表现之乐,小岗位,大舞台,尽情施展个人才华。三是成长之乐,小员工,大领导,耳濡目染近朱者赤。四是成就之乐,小成绩,大荣誉,为单位领导争光。
3.秘书人员应注意的“四勤”和“四不为”
办公室工作事情多、要求高、难度大,上岗秘书人员往往很难适应。要迅速融入角色、挑重担,新进秘书人员应努力在“四勤”和“四不为”上下功夫。
第一,做好“四勤”。一是勤于交流,尽快熟悉大环境。熟悉工作环境、周围人员和自身职责。二是勤于学习,时刻保持上进心。学习党政理论、业务知识和工作技能。三是勤于积累,逐步完善资料库。把握宏观大势和本部实情,借鉴他山之玉。四是勤于动笔,切实提高写作能力。多看,多写,多改,多比较。
第二,恪守“四不为”。细节决定成败,过程决定结果。同时,在办事过程中新进秘书人员要做到“四不为”。即不以事小而不为,不以事多而乱为,不以事急而盲为,不以事难而怕为。
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