如何策划会议方案
一、引入案例
能干的王秘书,嘉庆公司是一家知名企业,一直领导着打印及成像领域的技术和市场的发展,并在以拄的市场竞争中取得了骄人的战果;这次司准备召开一次科技成果汇报会,拟定出席人员约30人,会期3天。公司办公室将策划会议方案的任务交给了小王秘书,小王秘书经过深思熟虑,拿出了一份完整具体、可操作的策划方案,办-/A`室主任看后对小王秘书大加赞赏。
问题:
1.知果你是小王秘书,会怎样策划这次会议呢?
2.会议策划方案包括哪些内容?
3.怎样拟写会议策划方案?
二、知识介绍
(一)会议策划方案的内容
会议策划方案是会议活动各项策划意图的书面形态,是会务工作机构根据领导者的意图和指示制定的详细周密的'书面方案。它是会议筹备工作的依据,是会议筹备工作有序进行的保障。会议策划方案经领导者审核批准后由会务工作机构具体实施。
会议策划方案主要包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项。
1.会议概要
在会议概要部分,要确定会议主题。速记会议主题应该与会议目标一致,同时具有号召力,能够引起注意力和共鸣,比如区域合作会议可以“展望未来”作为主题,公司年会可以“营销整合提升绩效”为主题。又如TCL王牌高频电子有限公司召开的中期销售会议,就以“认清形势、转变观念、提高品质、保障效益”为中心议题。为让主题更加生动形象及深人人心,可以通过图形标志来表达主题,表现“展望未来”的标志可以是未来风格的设计,“营销整合”的主题可以用“涓涓细流,汇成奔腾的河流”之类的图形表示。当然,也可以用会议主题的字母缩写作为会议标志。
在会议策划方案中还应写明具体的召开时间、召开地点。如果会场有多个,也应一一注明。同时,最好写明所设立的会议组织机构,如主席团、秘书组、宣传组、会务组和保卫组等。并且还应确定各组的负责人,分别负责落实各项会议工作。
如果对会议所需设备有特殊要求,还应在策划方案中写明品种、规格和具体要求。
2.会议日程及相关事务
会议日程是会议方案的主体部分。这里要考虑的是与会者的到达和离开时间、每一时段的活动安排、会议主题内容、活动地点等,除正式会议议程外,括与会者用餐、参观、娱乐和中间休息等,都需要尽可能详尽准确的考虑禾安排。此外,开幕式和闭幕式是需要重点考虑的环节。湖南速记会议日程经常是一侣由时间和事件组成的表格,但是很多会议重要事项,不能在日程表中详细扒举,因此,对于会议策划人员来说,一份详尽的包含了会议从策划、实施到评倪反馈每一个环节的相关事务列表是必需的。这实际上是会议组织的一份蓝自,如果能够按图索骥,会议自然能够组织得井井有条,达到预定的目标。
3.会议预算以及其他需要说明的事项
会议预算要从实际出发,预算会议所需的交通费用、餐宿费、场地租用费-A柳格魁笠一此阂宁古出.涌常潭照“节约、高效”的会议原则操作。
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