时间管理的实质和具体方法
很多人都认为,时间管理的意义在于让我们工作得更有效率。这确实是掌握时间管理技能的一大好处。然而,时间管理的本质并不如此。时间管理的根本是人生的自我管理。它应该是每个追求成功的人的必备素质。
那么,什么又是真正的成功呢?成功包含“效能”和“效率”两个方面。“效能”是指一个人是否在“做正确的事”,即是否确立了适合他自己的人生目标并为此行动:“效率”是指“正确地做事”,即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有效。因此,时间管理不仅涉及“效率”,更要关注“效能”,才能真正体会到成功所带来的喜悦。“效能”为本,“效率”是末。
既然“效能”为本,那么一个自然的问题是:你确立了适合自己的人生目标吗?很多学员正是带着“如何确定人生目标”这样的疑问来参加培训的。我们常常感叹:说起来容易,做起来难!所以,这个世界上成功的人并不多。我们都知道人活着应该有目标,这说起来确实容易;但到底怎样确立目标,什么样的目标才是正确的,这的确是个难题。
“你的天赋才能与世界需求交叉的地方,那就是你的使命所在。”亚里士多德其实很早就为我们指点了迷津。而遗憾的是,现实中人们所追求的,往往不是内心呼唤的.自我,而是攀比与虚荣。这样得来的结果,只能是暂时的满足,更多的却是失落。你认识到自己真正的才能了吗?你知道这些才能如何满足世界的需求吗?你若想成功,就从回答这一问题开始吧,否则你很难体会到生命的意义。
当你找到了这个问题的答案,你就开始有了目标——人生效能的起点。人生不是单一的色彩,而是万花筒。要实现目标,需要关照人生的各个方面,这就是你的——人生之轮。
时间管理的具体方法
一、每年制定目标。
工具:人生之轮
二、每周制定计划。
工具:周计划
三、未来活动安排。
工具:日历(大概估计日期,填写在估计日期的月份)
四、约见、会议安排。
工具:日历
五、每天的安排。
工具:“每日安排表”(见附录一)。这一工具的特点:a)可以用A4纸自己拷贝;b)自己填写日期,灵活、经济;c)管理时间的维度全面周到,且一目了然。
-在每日下班前计划第二天的工作
-首先将日历中的约见、会议填入时间表(参考附录2)
-将活动按优先性分成A、B、C、D类
A类:紧急且重要
B类:重要但不紧急
C类:紧急但不重要
D类:不重要也不紧急
-估计每类活动应花的时间(参考附录3):
工作不是干了算,而是应该算了干!
对事讲效率,对人讲效果:谈事可以将时间卡得死一点,当涉及情感,人员发展等问题时,留的时间余地就要大一些。
-将活动穿插到约会的间隙内(附录2)
-第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整
-每天的工作安排应该:首先处理A、B类,然后是C类,努力完成D类,避免拖延
六、别人的承诺。
工具:每日安排表中“别人的承诺”部分。
譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中。到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担。
七、对别人的承诺。
工具:可能运用到以上所有工具。
因为你给别人的承诺,如项目管理,可能会包括约见,活动,未来活动和别人的承诺。
八、每个月,至少每季度要做反思回顾。
工具:成绩总结表。
九、集中统筹,将以上所有工具集中在一册中,形成自己的人生。
运用时间管理工具的好处
-工具帮你记忆,从而减轻心理、思想和头脑负担。好记性不如烂笔头!
-帮你轻松有序地完成任务,实现人生的各项目标。
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