企业物资采购流程管理
采购工作的一般分为5个阶段:物资采购计划的制定、选择供应商、确定采购价格、验收及付款环节、采购人员考核等程序,只有加强和规范管理、实现采购流程的优化和充分挖掘采购成本的潜力,才能提高企业的经济效益。
1.加强制度建设,规范采购行为。
要加强物资管理各项制度建设,建立科学、严密、行之有效的物资采购供应内控体系,确保物资采购供应各项工作严格在制度约束下进行,规范行为。必要时还应建立健全管理制度集中采购制度和采购监督检查制度。合理完善的制度是采购工作顺利进行的重要保证。
2.加强业务培训和道德教育,提高业务人员水平和思想素质。
针对一部分人员思想认识模糊,追求金钱,贪图享乐思想蔓延的情况,加强对企业工作人员,特别是物资采购这样的重点岗位、重点人员的党性和法制教育,显得尤为重要。企业要重视加强重点岗位干部职工的思想教育和职业道德教育,结合典型实际案例,通过剖析犯罪分子走上犯罪道路的原因,教育广大干部职工引以为戒,促使他们做到忠于职守,遵纪守法,廉洁奉公,坚决抵制各种腐朽思想的侵蚀。在加强业务教育培训的同时,还必须加强思想道德教育和违法违纪警示教育,用典型的违法违纪采购案例教育物资从业人员识别商业陷阱,提高抵抗商业贿赂的意识,提高从业人员廉洁自律意识和职业道德素养,构筑牢固的职业道德防线,做到廉洁采购、依法采购、阳光采购。
3.加强对供应商管理。
在现代采购管理中,供应商与企业是一种合作关系,强调供应商与企业合作共赢,必须对供应商进行有效的管理。在选择供应商时,应根据产品质量、价格、交货期以及企业资信等各种因素优选供应商,并建立供应商档案,对供应商进行动态管理,与有实力、讲信誉的供应商结成长期合作伙伴。要经常告诫供应商远离商业贿赂,一旦查处永不录用,严重时提交司法机关处理。
4.有限授权,防止业务人员权力过大,施行采购人员轮岗制度。
物资采购监督的一个重要方面就是要使采购决策的权力公开化、流程化、分散化,建立有限授权制度和决策信息共享制度,防止采购人员越权行事,这也是对采购管理人员的`有效保护措施。实行采购人员部门负责人轮岗制度,可以有效防止采购人员与项目主要管理人员结成利益小团体,并可以防止采购人员与部分材料供应商形成利益关系网,从而避免管理人员、采购人员及供应商相互勾结。从中谋私,导致采购成本居高不下。
5.利用信息网络技术加大采购公开,扩大监督范围和力度。
对物资采购供应过程的监管,仅仅靠管理部门是不够的,要充分发挥各级部门和人员的作用,形成人人监管的局面,防止企业利益受损。可以充分利用现代信息网络技术手段,加大物资采购信息公示力度,将采购价格、采购数量、供应商等情况在企业范围内广泛公示,接收各级部门所有人员的监督举报。利用网络开放性的特点,使采购项目形成了最有效的竞争,有效地保证了采购质量;能够更加规范采购程序的操作和监督,大大减少采购过程中的人为干扰因素,杜绝采购”黑箱”操作和采购腐朽。
6.建立健全采购绩效评价机制与奖惩制度。
在一个特定建设项目、同等条件下,不同采购部门和人员,采购物资可能付出的成本相差甚远。这里有采购技能差别的原因,但更多的反映出采购人员责任心的差别、职业道德的差异。评价采购工作的结果如何,需要建立一套科学、规范、合理的采购绩效评价指标体系和绩效管理制度,定期对采购部门和人员进行绩效考核,并把考核结果与薪酬挂钩。通过考核结果,给予奖励,或者提出警告、换岗培训,或者给以处罚,以此激励员工不断提高其工作主动性和积极性,促进业务素质和采购绩效不断提高,加速企业采购工作向着现代化、专业化和高效化方向不断发展。
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