如何做一个出色的时间管理者
一、浪费时间的症状
●办事拖拉 ● 会议冗长 ● 不速之客闯入
●电话干扰 ● 经常加班加点 ● 穷于应付突发事件
●上班漫谈、聊天 ● 交待不清,事情做错 ● 不敢拍板,等指示
●不考虑事情过于复杂 ●主管事必亲躬 ●完美主义办事
●不考虑累重缓急 ● 凭记忆办事 ●主办人员迟到
●同样的总是一而再、再而三地出现
二、时间管理方法
(一)有效的时间管理
记录自己的时间,
以认清时间耗在什么地方;
管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间;
集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。
(二)abc分类法
将自己工作按轻重缓急分为:a(紧急、重要)、b(次要)、c(一般)三类;
安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比;
在工作中记载实际耗用时间;
每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率;
重新调整自己的时间安排,更有效地工作。
三、时间管理策略与技巧
1.工作事先作计划:
每年末作出下一年度工作规划;
每季末作出下季末工作规划;
每月20~25日作出下月工作计划;
每周五作出下周工作计划。
2.养成记录自己实际耗用时间的习惯,一般是当时作出记录,不得已可事后回忆补记。
3.应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册,以备分析检查或查阅待办事项。
4.在办公场所的挂历、台历或记事本上,标注当天或预定工作计划或约会,以备遗忘,忆可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。
5.设身处地考虑自己是否浪费别人时间,或对别人有无帮助,如情况消极应及时纠正。
如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做,则应及时转交他人。
6.找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因,并改正之。
7.重点克服“办事拖延”的鄙习,推行一种“限时办事制”,规定在限定时间内(如4小时、8小时、当天)报告处理结果。据调查分析,办事拖延居于浪费时间的首位。
8.在国内,目前企业领导应酬活动过,疲于奔波,导致集中在生产经营管理上精力过少。其应对方法有:
1)尽量授权具体事务由下属处理;
2)指定位公关型副总经理或助理专事应酬,以求解放领导;
3)规定午餐接待不得宴请,而用工作餐,不宜饮酒,省时又省钱,以利于下午工作;
4)挤出成块时间,集中处理几件大事。
9.做好对行文和会议的管理,砍掉“文山会海”。不该发的文不发,不该开的`会不开,提高行文和会议效率。
10.做好电话、电脑管理,严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和员工过分思维的“漫游空间”,应制定一整套有针对性的管理制度,并加强监管。
11.使用电话时,利用对方急于下班心理,选择下班前通话,可减少客套、言简意赅。
12.做好访客接待工作,不得怠待来客,主宾会面衔接得当。
13.改善信息沟通,建立灵敏、及时、可靠、准确的住处沟通机制,防止员工耗费更多时间去打听小道消息。
14.根据个人生活规律,选择每天精力最充沛、思想最集中的时间,去处理最重要的事情,达到事半功倍的效果。
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