企业打破内部沟通壁垒的方法
沟通与变革管理实施最佳的企业,其绩效表现是同业的3.5倍。小编整理了企业打破内部沟通壁垒的方法,欢迎欣赏与借鉴。
层级壁垒森严越级沟通难上加难
美国学者桑德拉·黑贝尔斯、理查德·威沃尔在 《有效沟通》 一书中,提出 “沟通是人们分享信息、思想和情感的任何过程。这个过程不仅包含口头语言和书面语言,也包含形体语言、个人的习气和方式、物质环境———即赋予信息含义的任何东西。”
现代企业进行有效沟通是十分重要和必要的,但在实际沟通中却存在很多障碍。
李伟是一家互联网公司的内容编辑。据李伟介绍,所有员工在入职时都会分配一位相应的导师,导师一般由同部门业务经验较丰富的同事担任。他们负责引导该名新员工熟悉公司内部从工作到生活的一切。新员工有任何问题都随时可以向导师咨询。
但是, 李伟补充说,虽然如此,但内部的沟通并不全面:“平时主要跟部门领导探讨业务事宜,与公司大领导几乎没有交流。公司领导虽然在公开场合表达过‘办公室大门随时为员工打开, 随时随地可以进来与他们交流’,但是我们与领导的沟通仅限于 ‘见面打招呼寒暄’。因为职场最忌讳越级汇报工作,我们不想因为这种事情跟我们的直接领导产生冲突。”
微软公司招聘项目经理杨慧告诉记者,微软同样不主张、不鼓励主动越级,更加推崇员工尝试各种方式自主解决问题, 或与直接领导沟通。“微软建立了‘skip level one on one’ (跨级谈话) 机制。这是专门针对企业员工与领导越级交流的沟通机制,员工可以与上上级领导或者更高层的领导定期交流问题,每个月固定一次。”
“沟通可以减少摩擦与冲突,使领导和员工相互了解,增加决策的科学性,也缩短了从决策到执行的.时间。”杨慧补充道。
联想是国内为数不多具有成熟内部沟通机制的企业之一,主要表现为大力倡导 “沟通四步骤”: 遇到问题时, “找到责任岗位直接去沟通”、“找该岗位的直接上级沟通”、“报告自己上级去帮助沟通”、 “找到双方共同上级去解决”。
新媒体助力内部沟通形式多元化
越来越多的企业认识到,只有通过构建企业内部管理沟通体系、提高员工的满意度,降低离职率,才能实现企业的经济效益。除了总裁邮箱、 企业内刊之外,很多企业都有内部的即时沟通工具或企业内部论坛。这成为企业内部沟通机制的重要组成部分。
杨慧说,在微软内部,企业沟通的及时性、开放性因为即时通讯工具的使用。变得更加突出。员工使用微软自主研发的Lync,实现在线沟通,员工可以看到全世界各地微软员工的工作状态,或 “忙碌”或 “离开”,也可以看到员工的级别; 可以使用outlook发送邮件,并且与员工本人的座机号码绑定, 保证沟通的及时性; 同时, 微软利用内部广泛使用yammer这一社交平台,组成一个集投票、聊天、活动、链接、主题、问答、想法等应用程序为一体的企业社交网络。
“正是有这些硬件与软件作保障,融入公司开放性的企业文化特点,微软虽然没有明确成文的内部沟通机制, 但是它时时彰显出企业沟通的及时性与开放性。”杨慧表示。
深圳市远行科技有限公司副总经理何明璐则认为,如果非异地,本来就是在一个开放性的环境,可以减少IM(即时通讯) 群这种沟通方式。如果是异地协作,IM群相当有必要,特别是支持文件传送的RTX工具和支持多方通话的内部IM工具。
内部网站是企业内部沟通体系中的重要一环,是交流业务与生活的绝佳平台。据李伟介绍,他所在的企业内部网站基本覆盖了工作与生活的每一方面,包括技术交流、产品体验、学习分享等。其中有一个板块叫“总办交流”,任何员工都可以提问题,相关公司高层也会适时 “冒泡”,作出相应回答。
注重自下而上增加横向沟通
从内部沟通机制的建立来讲,国内的企业与外企相比有着一定的差距,相比传统企业,新兴企业更注重建立企业内部沟通机制。一般来说,一个企业有什么样的组织机构和管理模式,就会形成有对应特色的管理沟通网络。传统企业的组织机构高度正规化集权化, 从最高管理层到最低员工层间,层级制度严格。在管理沟通中,员工基本上只能与其直接上下级进行单一的上行或下行沟通,管理沟通网络简单固定,既不利于信息的高效流通,也影响基层员工的主动性、积极性。
中国人民大学公共管理学院组织与人力资源研究所讲师胡威认为,传统观念中,随着组织层级的增多和部门的增加,会增加沟通的时间、降低沟通的效果。但随着沟通方式的增加和灵活,最主要的问题不在于组织结构的障碍,而是组织对沟通问题的重视,特别是自下而上和横向沟通。
“自下而上在于对基层员工特别是一线员工的充分重视和尊重,从管制到管制服务并重。横向沟通要树立工作流程,打破各部门的局部利益,打破形式主义,使大家站在组织系统的高度思考和理解问题。”胡威表示。
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