物资采购管理方法优化探究
一、背景
大庆石化物资供应中心实施SAP电子平台管理,将财务、生产、采购和其他业务信息资源共享,功能集成、规范运作。对采购流程优化,实施细化管理,实现高效采购,为大庆石化公司生产建设提供强有力的保障。
二、问题的提出
尽管物资采购已采用ERP管理系统,虽然能为管理者提供较多信息,,但诸多原因造成日常生产、装置大修、项目建设、矿区建设的物资常出现上报计划的规格、材质、标准不清晰;供货商资信能力不强;材质复检不认真;加工工艺不合理;不同材质混放;未按照说明书要求安装等问题,影响装置生产,甚至危害员工生命,给企业带来不可估量的经济损失,如何避免该事故的发生,是摆在物资采购管理人员面前的一个课题。在SAP工作流管理工具中,改变人们在采购作业上陈旧的观念和做法,改革管理机制采用精细化管理方法,进行物资采购时取得了明显效果,杜绝了材料采购计划的误报,劣质产品的进入,避免了因运输、保管过程中的损坏,确保了装置的检修和生产。
三、管理现代化成果的理论依据及创新点
物资采购中强化制度管理,发挥SAP管理平台的优势,应用SWOT分析矩阵、麦肯锡矩阵等理论,引入物资采购风险管理意识工作,在物资采购工作中做到以目标为准则,工作有计划;以落实为准则,行动有方案;以实效为准则,步步有确认;以提高为准则,事后有总结,使物资采购工作高效、高质保障供应的同时全过程受控。
四、主要做法和内容
为适应采购管理的需要,经过对工作的探讨与实践,通过采购过程分析,从采购物资的计划、质量、供应商、性价比、服务等方面细化管理,使工作系统化、程序化、科学化。
1.梳理物资采购规章制度,细化工作管理环节
企业管理实质是对人力资源的合理运用,如果在采购工作中没有配套的制度去约束,仅依靠人的自律性,难免会产生失控,出现偏差。依据《供应商管理办法》、《招投标管理办法》、《物资管理实施细则》和《行业管理考核办法》等完善的制度体系,将其要求细化到计划管理、采购管理、招投标管理、合同管理、质量验收、库房管理、安全管理等工作的每个流程中,使物资采购管理步入正规化、专业化轨道,落实在SAP流程管理工具中,使工作规范、行为约束且便于追溯和科学决策。
2.细化供应商评价工作,打造优秀供应链
从SAP系统供应商数据库中梳理出优秀供应商,细化供应商管理工作,从供应商的制造能力,资信情况,质量管理体系,主要生产业绩等方面进行评价,对供应物资的质量、价格及服务情况等进行动态监督、管理,淘汰不合格的供应商,通过内部从源头上把住采购物资质量关,并保证物资供应经济合理,打造一套优秀的、有竞争力的、战略联盟的'供应链系统。
3.细化物资供应质量管理,筑起质量屏障
为石化装置安全生产提供物资质量安全保障,从制造、出厂检验、入库检验等方面入手,筑起质量屏障。质量信息反馈系统,保证供方评价工作真实、有效。
4.严把物资计划入口关、统筹关,为采购物资提供保障
计划是物资采购的源头,把好计划入口关、统筹关就为采购的顺利进行,提供有力保证。
4.1严把计划入口关,制定计划上报规范,避免因上报计划规格、材质、标准不清晰引起的问题,上报计划时应按国家相关规范统一标准执行。
4.2物资编码是物资采购网信息管理工作的重点,物资编码是计划录入、查询、询价基础。填写5497物资标准的申请模板,规范物资上报标准。
4.3利用SAP系统编制计划平衡表,使需求物资与来货物资,到货物资与出库物资进行比照,可以平衡库存,方便施工单位领料,减少采购成本。
4.4根据提报的计划,与使用单位研究,提出一系列保证措施,把好产品质量第一关做准备。
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