房地产公司档案管理制度
为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
一、归档范围
公司的规划、年度计划、经营情况、人事档案、会议记录、决定、协议、合同、项目开、竣工资料、通知、对外申请且有回复的文件、证件资料、等一切具有参考价值的工程资料。
二、档案管理职责
1、档案管理人员要及时进行归档资料的收集和整理,以保证档案资料归档的及时性。
2、档案管理员要保证文献资料的完整性、安全保密性和查找便利性。
三、资料的收集与整理
1、资料归档实行“日常归档”、“季度归档”及“年度归档”制度。
(1)“日常归档”资料包括:协议、合同、会议记录、证件(文件)资料、公司发文等。
(2)“季度归档”资料包括:各子公司项目竣工资料(图)等。归档时间为每年的3月份、6月份和9月份。
(3)“年度归档”资料包括:年度计划、公司规划、人事档案等。归档时间为每年的12月份。
2、在档案资料归档、管理期,公司各部门各个人员应积极配合和支持档案员的工作。
3、凡应该及时入档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4、各部门及子公司收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的`文件必须把原件存入档案室。
5、档案管理员根据相关归档方法实施档案归档整理和分类。
四、档案的借阅
(一)公司内部人员的借阅和移交
1、对于移交给档案员的资料,移交人必须签字,否则视为未移交,如未签字而档案发生遗失时,追究移交人责任;
2、对于向外借阅的资料,档案员必须要求借阅人签字,如未签字而档案发生遗失时,追究档案员的责任。
3、必须保持在公司内部至少有两套完整的图纸(一套用于公司内部使用,一套用于公司外部使用)。
(二)公司外单位或人员借阅
原则上,不允许外来人员或单位借阅档案资料。确属工作需要借出的,必须由公司相关人员带领办理《档案外借申请表》(附件1),有必要时每份收取100-1000元不等的押金,相关人员负连带担保责任。如有押金押金,押金于档案资料完好归还时退还。
借阅档案资料的个人和单位必须爱护档案,保持整洁,不得拆散、涂改、勾画。注意安全保密。对丢失、损坏档案者追究相关责任。
五、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、对失去保存价值的档案,由档案管理人员提出鉴定销毁申请报告和清单,交部门领导审核并征得公司领导同意后方可销毁。申请报告和清单永久保存。
3、在销毁公司档案资料时,必须由部门领导指定专人监督销毁过程。
本制度自发布之日起生效并执行。
本制度最终解释权归新疆光大山河房地产开发有限公司所有。
-
有关上海人才市场档案托管流程
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。接下来有小编为大家整理出上海人才市场档案托管流程,希望大家喜欢!流动人员人事档案的'...
-
毕业生档案转接需要本人去吗
目前学术界关于档案的定义还不统一。一般,档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下是小编为大家整理毕业生档案转接需要本人去相关内容,文章希望大家喜欢!毕业生档案转接需要本人去吗?不需要本人去的。按照国家法律条例来说...
-
怎么在人才中心开调档函
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。下面是小编分享的怎么在人才中心开调档函,快来看看吧!第一、身份证以及身份证复印件身份证是对于个人身份的最好证明,所以在办理调档函的时候,首先需要提交的...
-
学籍档案掉了应该怎么补
学籍档案丢了是可以补办的,如果你是在上学期间遗失学籍档案,这时你可以询问你就读的学校的老师,问相关的补办事宜与所需要的资料。以下是小编为大家整理学籍档案掉了应该怎么补相关内容,文章希望大家喜欢!学籍档案丢失解决方法1、如果你是在上学期间遗失学籍档案,这...