档案管理:细微之处见用心
档案管理——细微之处见用心
档案:由某人或某机构在处理业务时所产生或接收的文档,并因其具有持续性的价值而被汇集与保存。
整理档案是一件比较琐碎的事,往往我们会因此而感到厌烦,但事实上,只要花一点心思,找到合适的`档案管理方法,就不难达到妥善管理的目的。
那我们如何让才能做好档案管理呢???
一:性质分类法
即依照业务性质或组织部门分类,如:人事、财务、业务、培训等部门或性质进行分类,这样做的好处是档案简明清晰。例如:业务方面,秘书应该把业务所需的一些资料,归档好,以方便业务所需。如:看房确认书,定金协议书、钥匙托管协议等等。合同使用后将原件复印一份留在分行归档,而把原件送到总部财务归档。
二:字母顺序分类法
即将归档档案以所属名称或负责人的姓名,根据英文字母的先后顺序排列,这种分类方法是最直接也最简单的方法。
三:笔画顺序分类
即以汉字笔画数的处理,按照单位名称的第一个字或负责人姓名笔画顺序归档。
档案管理涉及到档案信息的收集、整理、保管、鉴定、统计和有及时的提供有利信息,使档案发挥其重要作用,从而更好地为公司以后的发展服务。
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