电子档案移交接收有哪些环节
为规范电子档案移交与接收工作,确保电子档案的真实、完整、可用和安全,保存党和国家历史记录,促进档案信息资源开发利用,按照国家有关法律法规和相关规定,制定本办法。以下小编为大家整理电子档案移交接收有哪些环节,希望对大家有所帮助!
移交与接收的流程
档案的移交与接收,不仅仅是档案实体和信息的转移,更重要的是档案管理的责任主体的变更,即从档案的生成单位—立档单位,变成档案的'永久保管单位—国家综合档案馆。对于电子档案而言,因为其内容信息与载体的可分离、存储和读取对特定计算机软硬件设备的依赖、数据复制的便利等特性,电子档案在移交与接收时更需要遵循严格的工作流程,办理相关的交接手续,保证移交接收过程责权明确,杜绝安全隐患,从源头上保证电子档案的可靠和可信。
电子档案移交与接收可采用离线或在线方式进行。不管采取何种方式,必须遵循《办法》规定的工作流程、办理必须的交接手续。电子档案移交与接收的主要流程为:档案移交单位组织电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据,国家综合档案馆检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、存储电子档案数据等。《办法》规定,“电子档案检验合格后办理交接手续,填写《电子档案移交与接收登记表》,由交接双方签字、盖章,各自留存一份;《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。
电子档案载体标注内容
载体标识:全宗号—年度—载体顺序号。
载体盒标注:全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。
1、全宗号是档案馆分配给立档单位的编号;
2、年度是该载体内档案起止年度如2001年至2006年即标定为2001/2006;
3、载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号,由阿拉伯数字组成;
4、数据量是载体内档案存储容量;
5、密级按存储在载体内电子档案的密级标注,保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注;
6、存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期,格式为年月日,如2011年2月8日即写为20110208;
7、运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台;
8、套别是指档案馆存储电子档案载体的套号,用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管,B表示查阅利用,C表示异地备份。
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