企业人事档案管理制度范本
一、总则
第一条 将企业的人事档案管理规范化、制度化,使其更有效的服务于企业,特制定此制度。
第二条 人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。
第三条 企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理,必须依照本制度进行。
二、人事档案的管理体制
第一条 企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的,由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。
第二条 企业人员调动时,调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好,转交到调入部门人力资源部保存。
第三条 企业人员借调时,员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件,档案的复印件内的材料应与原件保持一致。
三、档案管理的要求
第一条 企业须由专门的档案室存放档案,由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室,没有条件的须购买档案柜存放档案。
第二条 正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋,档案袋的规格为30*24cm,外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存,转为正式员工后,按相关要求存放。
第三条 档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等,以便查找。
四、人事档案的管理规范
第一条 档案的分类
(1)试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有:员工个人简历,员工等级表,身份证、毕业证和相关证书复印件,试用期劳动合同,入职培训期间的考核表和评价表,申请转正的相关材料等。
(2)正式员工档案。主要包括内容有:员工个人简历,员工等级表,身份证、毕业证和相关证书复印件,劳动合同及相关协议,在岗培训期间的考核表和评价表,季度/年度考核材料,岗位升迁调动材料,奖励惩罚记录,重大科技成果等。
(3)离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容,另外增加离职申请、审核和交接方面的材料,劳动关系解除方面的材料等。
第二条 档案的归类
人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别,若材料内容涉及多种类别时,按其主要内容归入相应类别。
第三条 档案的排列
人事档案归类后,相关材料的排列应按照时间顺序依次排列,时间最久的排在最前面,依次类推。这样排列的好处是便于查阅,同时可以反映出员工的职业发展历程。
第四条 档案的编号
档案的编号方法很多,如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等,目前企业采用的是汉语拼音法。具体方法如下:
(1)档案排列顺序按拼音字母的'次序排列,由姓开始,姓第一个字母为a的排在最前列,依次类推;第一个字母相同的,按第二个字母的顺序排列。同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。
(2)重名的人员按入职时间的先后顺序排列,入职时间早的排在前面,入职时间晚的排在后面。
五、人事档案所提供的利用方式
(1)查阅。相关利用人到档案室查阅档案资料时,必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记,写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由,查阅的内容。
(2)调阅。相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记,并取得档案管理部门主管的核准,调阅期限为7天, 逾期未还者须办理续借手续,档案管理部门也须及时催还。档案调阅期间不得转借、调换。需复印的,要到档案管理部门登记。
(3)出具证明材料。对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时,必须经过档案管理部门主管审批,并加盖部门公章后才能发出。
(4)其他
六、档案的保存期限与销毁
(1)人事档案须永久性的进行保存。对于离职、辞退、开除的人员,自离开之日起,满一年,经过部门领导的审核后,方可销毁档案。
(2)档案销毁必须填写申请单,报人力资源部审核、批准、备档,人力资源部指定专门人员进行销毁,负责销毁的人员须为两人以上。
七、附则
(1)本制度自公布之日起生效。
(2)本制度具体操作细则由人力资源部负责解释。对于需修改的部分,人力资源部负责修改,报总经理批准后执行。
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