职场办公室接听电话的礼仪常识
职场办公室接听电话的礼仪常识1
如果你用了一个新秘书,应该教你的秘书有一个良好的电话礼仪,并逐渐把所有要领灌输给她。
首先是让她不要过多地参与你的电话,使你几乎不能直接和来电人联系。为此,作为她的老板,你至少应该给她提供如下的名单:
你的至亲的人_____家人、朋友、医生、老师……那些可以立刻与你取得联系的人。接到这类电话,秘书会说:“我知道老板很想立即与你通话。”
你的重要客户______如果你有时间就和他们通话。如果暂时没有时间,秘书应说:“我知道老板很想接你的电话,他现在正在接另一个长途电话,等他处理完,我会叫他打回电给你的。”
此外,还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人。换句话说,让她多了解公司,什么人是负责什么事的,以便当你不在的时候,她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。
留意时间差
我在美国的家,有时候在凌晨5点,会接长途电话,这实在是太没有礼貌了。打国际长途尤其要注意时间差。
若你真的'十分需要在半夜打电话,可以看看当地的电话公司有没有Call Waiting的设备,以便让别人知道有没有人打电话给他。
时间选择,包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间的长短。除了要紧事或事前约定好,一般不在早上7:00以前或晚上10:30以后打电话,以免影响人家休息。同时还应注意到各个国家和地区的时间差。比如美国,东海岸和西海岸就有3个小时的时差。夏威夷和东海岸有8个小时的差别。
不要煲“电话粥”
当你有急事,对方一直战线,你一定会心急如焚。然而,你自己是否也曾有过煲“电话粥”的情形呢?打电话,切忌喋喋不休、不分重点、唠唠叨叨、说个没完,而要简明扼要,节省时间。
电话交谈所持续的时间,以谈话内容多少来定:事多则长,事少则短。如果不是预约电话,时间须5分钟以上的,那么就应首先说出自己的通话大意,并征询对方现在讲话对对方是否合适;若不方便,就请对方另约时间。
有时候来电话的人啰啰嗦嗦,你不愿再花费时间和他无聊在谈下去,你可以以礼貌地说:“我不想占你太多的时间,以后再谈,行吗?”
职场办公室接听电话的礼仪常识2
公司接电话应该是非常正规的,在礼貌称呼之后,先主动报出公司或部门的名称。如:“您好,羽西公司。Can I help you?”如果是一位秘书,则应说:“您好!这里是(某先生∕小姐)办公室,我是(名字)。Can I help you?”切忌拿起电话劈头就问:“喂!找谁!”
如果一时腾不出空来,让电话响了四次以上,拿起电话就应先向对方致歉:“对不起,让您久等了。”
第一种情形,说:“我就是,请问您是哪位?”
第二种情形,接话人说:“他要旁边,请稍候。”
第三种情形,接话人则说:“对不起,他刚好出去。您需要留话吗?”切忌只说一声“不在”,就把电话挂了,打电话人需要留话,应清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言,但要注意言语简洁,节约时间。
“现在与您交谈合适吗?”_____你还要考虑到别人是否方便与你在电话中长时间交谈。
要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再挂上电话,不可只管自己讲完就挂断电话。无论什么原因,电话中断,首先打电话的人应该再拨。
如果你和某人在他的办公室谈话,而他突然接到了一个紧急电话,你应该问:“我该出去一会吗?”而他在接电话的时候也应该说:“对不起,我一定要接这个电话。”
当你通话时,注意背景不要太吵。有太闹的电视或收音机,请尽量调轻一点。
当你打长途电话给别人请求帮助,正好对方不在,你应该选合适的时间再打去,最好不要让对方回电,因为对方可能会顾虑到昂贵的电话费。
如果打电话拨错了号码,应当说一声:“对不起,我拨错了号码。”如果接到拨错的电话,应当客气地告诉对方打错了,请他重拨,不要使对方难堪。
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