工贸实业公司规章制度范本

工贸公司采取集权式采购方式实行统一采购,成立由公司统一领导的采购小组,其采购小组成员由公司负责人,超市分店经理,主办会计和采购人员组成,具体人员名单:王炳荣,张玉琴,沈少俊,杜美华,黄明,陈小红.采购品项的导入,淘汰,价格制定,促销活动的规划,由各分店提供建议,报采购领导小组审议批准,从而充分发挥集中议价功能;价格形象一致;利益控制较佳;活动易于规划;易掌握货源的整体优势,使公司享受较大的折扣利益.

采购管理规定

1.采购业务流程管理

(1)超市各分店在商品采购计划落实后,就进入采购作业的具体流程,流程图如下:

供应商选定

↓

供应商接待

↓

采购业务谈判

↓

合同签订

↓

合同履行

↙ ↓ ↘

订单 质量监督员 付款

(2)对采购人员行动的规定

①个人品德要求.

采购人员个人的品德相当重要,所以必须要求采购人员在执行采购任务时把公司的利益放在第一位,不因个人私利而损害公司的利益.

②行动方面要求.

的任务相当艰巨,事情也繁多,并非只单纯地在公司议价,有时还必须到各分店去指导销售及观察商品的销售情形,有时也必须到竞争店去查看竞争者的商品状况,更要亲自到供应商处洽谈业务.所以采购人员的行动,必须每周要有一个行动计划,并且将计划呈给主管,让主管能随时知道采购人员的行踪.

供应商选择的规定

对供应商的取舍可通过以下几方面考虑:

(1)货源问题

应选择能长期稳定供货的供应商,有些供应商会因想争取供货机会而在短期内杀价,但货源又不稳,这种情形断不可冒险采用.供货稳定的供应商应列为第一优先采用的对象.

(2)质量问题

若货源没有问题,就要以商品的质量来判断,采用品质较佳的供应商.比如同样的饼干,有可能一家供应出厂不久的新鲜品,而另一家则供应即将过期的新产品,这种情况下,当然要选前者.

(3)价格问题

上述两项条件都没有问题时,再来比较价格,应采用价格较便宜者.

(4)其它问题

是否能退货,付款条件,促销配合,送货速度等也是比较的取舍条件.

合同中对供应商的规定

(1)配送问题的规定

超市的主要功能在于供给日常用品,满足顾客每日生活所需,故商品回转很快,此时如欲保持充分供应,就必须依赖供应商准时配送商品.因此,在配送方式及配送时间,地点,配送次数等方面,通常在洽谈时,就要和供应商订下协定,明确规定供应商若违反了协定必须承担的责任

(2)缺货问题的规定

对于供应商的供货,若出现缺货的现象,必然会影响经营.因此,应签定一份合同,明确规定供应比例,及供应商缺货时应负的责任,以约束准时供货.

(3)商品品质规定

进行商品采购时,采购人员应了解商品的成分及品质等,是否符合政府卫生机构或商品质量标准等规定.但往往因为采购人员的能力并不足以判断法律规定的承诺,以及政府核发合法营业的证明,以确保在商品运营销售上不会出现问题,因此有必要在签订合同时对商品品质作出合理的约定.

(4)价格变动的规定

供应商的供货价格,最好能维持固定不变,如因原料成本,供给面的稀少,或工资上涨等因素,价格的变动自然在所难免,但仍须规范供应商在调整价格时有一定程序.例如:规定供应商价格调整,要在调整生效三星期前通知方为有效,或规定调价时,必须再优待一批原来的供应价才可调整,或配合整体通路同时调价.

(5)付款的规定

采购时,货款支付日期是一种采购条件,在此不重述,但须对支付供应商的方式有所规范.

4.采购进货上的规定

(1)订货权限的规定

超市的订货工作周而复始,要想减低各分店的库存,使之回转快速,循环不断的进货权限由各分店经理负责审核确认,报采购人员实施采购计划.

(2)商品报废的规定

采购进货后,不论是干货或生鲜品,都会有坏品发生,这些坏品当然不能再出现.其中有的可给供应商,有的却无法退回给供应商,必须废弃,超市利益受损,所以对于废弃品的处理要有规定.

(3)退货规定

超市最感头痛的问题便是退货,供应商送货很快,但退货却不积极;但若不退货,超市的利益就会受损,因此必须制定退货的规定.比如制定每周一为退货日,通知供应商在几天内要办妥.

采购数据管理

采购最终的目的在于销售获利,所以采购绩效高低,最终的表现就显示在数据上,而数据是很现实的,没有达到既定的目标,效率就会被判定为差.因此,在采购数据管理上,可通过以下几种管理数据作为分析判断的工具.

1.商品进销存的数据资料掌握

要能明确算出每个部门,每个中分类,每月的进销存数据,而利用POS系统较能很快掌握公司的销售资料及进货资料.换言之,既能以较科学的方式来获取进销存的资料,又能给经营带来大的利益

2.商品分类的构成比分析

管理一个公司的商品,不能只是知道全店的营业额和利益,也不能只顾及部门的营业额及利益.例如不仅要知道饮料类空虚中分类的营业额及获利是多少,参于它扬占的构成比也要了解,才能知道销售的弱点在哪里,以及如何加以改善.

3.商品毛利率分析

毛利率=(毛利额÷营业额)×100%

对于每一个分类也要能将毛利率计算出来,了解哪一个分类的获利能力好,哪一个分类的获利能力差,而调整商品结构或强化弱的分类.

4.商品的回转率的分析

商品回转率={营业额÷(初期存货+期末存货)/2}×100%

超市的经营诀窍之一,就在求得快速的商品回转率,所以对于每一个分类的回转率须予以计算出来,回转率愈快愈好.回转率愈快,商品鲜度愈佳,奖金回收的速度也快;如此形成一个良性的循环,经营才会有良好的业绩.一般来说,超市的回转次数,一件商品的回转次数应保持在20～22次以上才合乎标准.