商务秘书礼仪-日常交往礼仪
仪式是使用在正式场合的具有固定程序的一整套礼节,如国家的迎宾仪式、会议的开幕式、民间的婚礼等。那么商务秘书日常交往的礼仪有哪些呢?一起来看看!
1.见面礼仪
1.称呼、致意、介绍和握手这些是人们平常见面时的礼节。与人交往,初次印象很重要.能否给人留下一个好的印象,往往取决于你与人见面后几十秒钟内的表现。
(1)称呼。
在公务活动中,人们习惯按人的职称来称呼,一般在姓氏后面加上职务或职称。
在国际交往中,一般称男士为先生;对于女性,没有结婚的称“小姐”,对戴结婚戒指的(戴在左手无名指上的)女性,可称“夫人”;对婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“女士”,称“小姐”也无不可(不要看年纪大就称夫人,如对方没有结婚,这样的称呼会令对方感到不愉快)。有博士头衔的,可称“某博士”。
(2)致意。
这是最简单、最常用的礼节。点头、微笑,都是致意。致意的次序是:职位低者、年轻者、男性先向对方致意。
(3)握手。
为了表示欢迎、祝贺、慰问、鼓励等意思,我们常常需要握手。
在公务活动中,握手的次序是:职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思,职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握,否则,对方会感到尴尬。
在国内,我们习惯让更需尊敬的一方先伸手。
在国际上,特别是最近以来,这一次序变得不太重要了,谁先伸手问题都不大,这是礼仪方面新的变化,值得关注。
握手时,目光要看着对方,不要游移不定,也不要看着别人,握手的力度要适中,不重不轻地握手几秒钟即可,不要握着手上下抖动,也不要长时间地握手谈话(异性之间长时间握手而谈的,只有情侣)。
有时涉外场合需要照相,握着的手则不要很快松开。
握手的时候,要脱下手套.女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套,否则也应摘下手套。
日本人习惯鞠躬,一些阿拉伯人习惯行抚胸礼,泰国人则行合十礼,我们应该尊重他们的.习惯。
各国的礼仪习惯千差万别.秘书多了解这方面的情况,能够更好地为领导当好参谋。
(4)介绍。
在涉外活动中,介绍是常用的礼节,是使陌生的双方相识的必不可少的礼节。
介绍分为自我介绍和他人介绍两种方式:
自我介绍的基本内容有:姓名、职务(公务场合)或与主人之间的关系(社交场合)。
为他人介绍时:先要了解被介绍双方有无相识的愿望或必要。一般来说,身份和地位悬殊的双方就没有必要介绍了。
为他人介绍时:讲究介绍顺序,即先把男性介绍给女性,把年轻人介绍给老年人,把职位低者介绍给职位高的,以此表示对后者的尊重。
在公务活动中,一般不考虑女士优先的原则,而是以身份、地位为首选因素。
2.名片礼仪
随着社会的发展,名片已经成为社会交际中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介绍和建立联系之用,也可作为简单的礼节性通信往来,表示祝贺、感谢、辞行、慰问等。由于名片上记载了很多信息,因此受到人们的重视。
接待外国客人,尤其是日本、韩国的客人时,见面交换名片是不可省去的礼节。
1)名片的格式
(1)常见的名片规格是9cmX5.5cm和10cmX7cm两种。
(2)名片文字的排印有竖排和横排两种。
(3)横排时,一般左上角是任职单位和部门,姓名、职务在中间,通信地址、电话号码、邮政编码在右下角。
(4)竖排时,任职公司、部门写在右上角,姓名、职务在中间,通信地址、电话号码、邮政编码在左下角。
2)名片的放置
(1)随身携带的名片,应放在易掏出的地方,如衣服的上衣口袋。
(2)一般来说,名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。
(3)存放他人的名片也应放入专用的名片簿中,既示尊重,又便于查找。
3)名片的交换
(1)要双手拿住名片上方把字正面朝向对方,以齐胸的高度递上,并说“这是我的名片,请多指教”这样的话。
(2)接受名片时,也要毕恭毕敬,双手捧接,接过后,一定要仔细看一遍,不懂之处当下请教。有时可以有意识地重复一下对方的姓名和职务,以示仰慕。
(3)绝对不可以用一只手去接名片,看也不看一眼就装进口袋或放到桌子上。
(4)若要把名片放桌子上,不能在名片上压东西。
(5)如果一次同很多人交换名片,且都是初交,那最好依照座次来交换,并默记对方的职务和姓名,以防弄错。
4)名片的索要
向他人索要名片时,不要直接开口,而是要含蓄地向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等。如“XX先生、小姐,今后想向你请教,怎样能找到你?”、“XX先生小姐,今后怎样和你取得联系?:”。若对方愿意,一定会送给你一张名片。
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