采购单跟踪流程
采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节,对于那些长期合作的、信誉良好的供应商,可以不进行采购单跟踪。但对一些重要或紧急的原材料的采购单,跟单员则应全力跟踪。
一、采购单跟踪
1.跟踪原材料供应商的生产加工工艺。
2.跟踪原材料。跟单员必须提醒供应商及时准备原材料,不能存在马虎心理,特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。
3.跟踪加工过程。不同原材料的生产加工过程是有区别的,为了保证货期、质量,跟单员需要对加工过程进行监控。
4.跟踪组装总测,跟单员有时需向产品零部件生产厂家采购成批零部件,有的零部件需要组装,因此必须进行组装检测。
5.跟踪成品入库,对重要的原材料、零部件跟单员应去供应商的仓库查看。
二、跟踪原材料质量检验
1.确定检验日期
跟单员应与供应商商定检验日期及地点,以保证较高的.检验效率。
2.通知检验人员
跟单员应主动联系质量检验专业人员一同前往检验地点进行原材料、零部件的检验。安排检验要注意原材料、零部件的轻重缓急,对紧急原材料、零部件要优先检验。
3.进行原材料检验
对一般原材料,采用正常的检验程序;对重要原材料,或供应商在此原材料供应上存在质量不稳定问题的,则要严加检验;对不重要的原材料,或者供应商在此原材料供应上质量稳定性一直保持较好的,则可放宽检验。原材料检验的结果分为两种情况:合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷种类有:致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷。检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。
4.处理质量检验问题,针对原材料缺陷程度的不同,跟单员可以采取相应的措施,如要求供应商换货,以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。
三、采购订单跟踪流程
1.订单跟踪
(1)跟踪工艺文件
了解供应商生产工艺及质量,确保交货产品质量
(2)原材料
了解供应商原料准备情况,确保按时投料生产
(3)加工过程
了解供应商生产过程,及时掌握生产进度
(4)组装与检验
掌握供应商产品检验标准和程序,确保按时交货
(5)包装入库
了解供应商产成品包装入库情况,确保按时发货
2.付款控制
(1)职责分工
(2)信息传递程序控制:
实施授权程序
文件和记录的使用
独立检查
实物控制
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