浅谈会计电算化系统的内部机制
毕业论文2.25W
电算化的使会计人员摆脱了繁重的手工记账、算账、编制会计报表工作,取而代之的是快速、高效、准确的微机处理方式。这不仅大大提高了工作效率,节约了大量的人力、物力、时间,还增加了会计核算的准确性和可靠性,促进了财务管理水平的提高。但我们也应看到,会计电算化的应用也对会计的内部控制工作提出了更高的要求,原有的手工会计核算下的内部控制制度已失去作用,不能适应会计电算化的特殊需要。这就要求我们建立一整套电算化模式下的、可靠的内部控制制度,保证会计信息真实、准确、完整以及数据资料的安全。加强会计电算化下的内部控制,应从以下几方面着手:
1.合理设置岗位,实行操作人员分级授权管理
,我们应根据会计电算化系统的业务要求,调整现有岗位设置,将现有的'财务负责人、主管会计、出纳、稽核等岗位,调整为电算化主管、系统管理员、电脑操作员、系统维护员、电脑审核、会计档案管理员等。在岗位设置的同时,应建立岗位责任制,明确职责,责任到人。在分工时,应做到相互牵制、相互制约,从而防止出现舞弊和欺诈行为。应将数据维护管理岗位与审核岗位分设,系统操作岗位与系统档案管理分设。另外,还应建立岗位轮换制。
对设置的各个岗位,我们还应建立权限控制制度,用密码加以控制,防止非法操作和越权操作,防止财务机密外流,确保会计数据的安全、准确、可靠。密码应由电算化主管统一管理。
2.严格上机管理制度
会计电算化系统下,会计信息的安全尤为重要。因为储存在机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至是不留痕迹的。目前,许多企业虽然有上机管理制度,但能严格执行的不多,大多数流于形式,这就给会计数据安全种下了隐患。为了确保财务信息的安全、完整和保密,我们应认真对待上机管理制度,填写上机操作记录,注明上机人员姓名、上机时间、上机操作、离机时间等。
3.会计数据的输入控制
数据输入的正确性和可靠性是保证会计信息准确的首要环节,这个环节任何细小的错误都会导致整个会计信息的不准确和失真。首先,应对进入系统的数据设置相应的审批制度;其次,应对较重要的数据设置各种密码来控制输入。如建立科目代码与名称参照;试算平衡控制,即每笔分录和借贷方进行平衡检查,防止输入金额出错;顺序检查法,即检查记录、凭证号码有无遗漏或重复。
4.加强档案管理
对电算化系统的有关资料应及时存档,并对档案定期进行备份。磁性介质数据应保持双重备份。制订档案被破坏事件发生时的应急措施和恢复手段。
5.会计数据的输出控制
,对会计数据的输出大多未作设定,几乎每个会计人员都可以打印输出会计资料,而会计资料是一个的机密,任何疏漏都可能给企业带来一定损失。为此,我们应采取相应措施,规定输出权限,对输出的打印资料和磁性资料均要登记名称、份数、日期、送达部门等,从而达到限制输出信息的目的。
对数据的输出还应进行人工审核,以确保输出会计资料的可靠、正确,并经财务主管审批后方能报出。
6.提高软件自身的控制功能
财务软件应有防止重复操作、遗漏操作和错误操作的控制程序,并及时予以提示和制止。财务软件的修改功能在方便使用的基础上应加以限制,设定修改权限和修改痕迹控制。一是已复核凭证若需要修改,必须首先取消复核,然后修改,修改后再复核方可记账。二是对已记账凭证,不允许恢复记账,必须作冲账凭证,保留修改痕迹。三是对已记账的凭证和账簿,不提供修复功能。四是财务报表必须按系统定义的格式和数据来源格式自动生成,系统不提供修复功能。
1.合理设置岗位,实行操作人员分级授权管理
,我们应根据会计电算化系统的业务要求,调整现有岗位设置,将现有的'财务负责人、主管会计、出纳、稽核等岗位,调整为电算化主管、系统管理员、电脑操作员、系统维护员、电脑审核、会计档案管理员等。在岗位设置的同时,应建立岗位责任制,明确职责,责任到人。在分工时,应做到相互牵制、相互制约,从而防止出现舞弊和欺诈行为。应将数据维护管理岗位与审核岗位分设,系统操作岗位与系统档案管理分设。另外,还应建立岗位轮换制。
对设置的各个岗位,我们还应建立权限控制制度,用密码加以控制,防止非法操作和越权操作,防止财务机密外流,确保会计数据的安全、准确、可靠。密码应由电算化主管统一管理。
2.严格上机管理制度
会计电算化系统下,会计信息的安全尤为重要。因为储存在机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至是不留痕迹的。目前,许多企业虽然有上机管理制度,但能严格执行的不多,大多数流于形式,这就给会计数据安全种下了隐患。为了确保财务信息的安全、完整和保密,我们应认真对待上机管理制度,填写上机操作记录,注明上机人员姓名、上机时间、上机操作、离机时间等。
3.会计数据的输入控制
数据输入的正确性和可靠性是保证会计信息准确的首要环节,这个环节任何细小的错误都会导致整个会计信息的不准确和失真。首先,应对进入系统的数据设置相应的审批制度;其次,应对较重要的数据设置各种密码来控制输入。如建立科目代码与名称参照;试算平衡控制,即每笔分录和借贷方进行平衡检查,防止输入金额出错;顺序检查法,即检查记录、凭证号码有无遗漏或重复。
4.加强档案管理
对电算化系统的有关资料应及时存档,并对档案定期进行备份。磁性介质数据应保持双重备份。制订档案被破坏事件发生时的应急措施和恢复手段。
5.会计数据的输出控制
,对会计数据的输出大多未作设定,几乎每个会计人员都可以打印输出会计资料,而会计资料是一个的机密,任何疏漏都可能给企业带来一定损失。为此,我们应采取相应措施,规定输出权限,对输出的打印资料和磁性资料均要登记名称、份数、日期、送达部门等,从而达到限制输出信息的目的。
对数据的输出还应进行人工审核,以确保输出会计资料的可靠、正确,并经财务主管审批后方能报出。
6.提高软件自身的控制功能
财务软件应有防止重复操作、遗漏操作和错误操作的控制程序,并及时予以提示和制止。财务软件的修改功能在方便使用的基础上应加以限制,设定修改权限和修改痕迹控制。一是已复核凭证若需要修改,必须首先取消复核,然后修改,修改后再复核方可记账。二是对已记账凭证,不允许恢复记账,必须作冲账凭证,保留修改痕迹。三是对已记账的凭证和账簿,不提供修复功能。四是财务报表必须按系统定义的格式和数据来源格式自动生成,系统不提供修复功能。
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