对企业文件材料归档的认识论文

文件材料的收集归档是档案管理的起点，是档案工作的第一个环节，它为档案工作提供了实际的工作对象。内容丰富、结构完整的馆(室)藏档案是企业档案工作生存和发展的基础，而丰富的馆(室)藏源自于广泛的收集和归档控制的水平。多年来企业经过不断的探索与改革，已经形成了自上而下、衔接有序的归档管理程序。但是，目前企业“收集难”的问题仍然存在，尤其是企业基本建设档案、设备仪器档案和非红头文件的“帐外”文件材料的归档。文件材料收集归档的遗漏和缺失，有时会给企业生产建设和经营管理带来无法挽回的经济损失。因此，必须提高企业文件材料归档的控制能力。

一、建立健全企业档案管理网络，为归档控制提供组织保障

企业档案管理网络主要包括企业管理者、档案部门、机关科(室)及生产、科研单位，在这个管理网络中，机关科(室)及科研单位是归档控制最为重要的环节。企业档案主要来源于这些部门，对机关科(室)及科研单位归档工作的监督、指导和控制，是保证文件材料“三率”达标(即归档率100%、完整率98%、准确率100%)最基本的条件。因此，提高文件材料归档控制能力，应以机关各科(室)及科研单位为切入点，制定相应的归档控制措施。在这一环节中，机关科(室)及科研单位的负责人和兼职档案员是归档控制的关键，因为他们了解和掌握企业各类档案的形成情况，是文件材料平时收集、整理和归档工作的实施人和履行者。在文件材料收集归档过程中，中原油田档案管理人员积极保持与机关科(室)及科研单位负责人的联系与沟通，争取领导对归档制度落实及控制措施实施的'理解和支持;坚持定期举办兼职档案员培训班，对兼职档案员进行档案专业知识的培训，及时传授档案管理的新理念和新方法，让兼职档案员了解企业档案工作的新动向和发展趋势;建立企业档案管理专项奖励基金，对兼职档案员归档工作进行年度考核评比，对归档及时、归档质量符合标准的兼职档案员进行奖励，以此来提高兼职档案员工作的积极性和主动性，保证文件材料归档工作的顺利完成。

二、加强档案知识的宣传教育，为归档控制奠定思想基础

企业少数机关科(室)的领导和人员，虽然知道应该归档，却以工作繁忙、经费紧张等为借口拖延归档，或者不归档。这是因为他们对档案法规、企业档案规章制度缺乏了解所致。因此，企业档案部门要加强档案法规、企业档案规章制度的宣传教育工作，要扩大档案宣传教育活动的范围，面向社会、面向整个企业宣传，提高企业整体对档案工作的认知度。近年来，中原油田改变了以往只注重档案部门内部宣传教育的方式，充分利用企业站、广播电视、内部刊物和文化宣传栏等媒体，宣传《档案法》以及企业档案管理的各项规章制度，增强企业全员档案法律意识;大力宣传档案利用典型事例，以鲜活的事例让企业干部职工了解档案给人们实际工作和现实生活带来的种种益处;通过建厂历史回顾展、油田编史修志等企业重大历史活动大量利用档案的事实数据，以正反两方面的典型事例宣传文件材料归档的重要性，扩大档案工作的影响力，使企业干部职工树立良好的归档意识，养成自觉归档的习惯。

三、制定、落实企业归档制度，使归档控制有据可依、有章可循

企业归档文件材料要做到齐全、完整和准确，必须制定切实可行的归档制度，对文件材料的归档加以规范和约束。归档制度的内容应包括归档的目的、时间、范围和要求。同时，还需要采取相应的归档措施保证归档制度的落实。虽然企业档案工作标准规定了“企业要采取有效措施和手段，建立‘三纳入’(即将档案工作纳入到单位工作计划、领导工作议事日程、单位职工经济责任制和岗位责任制中)、‘四参加’(即档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题审定、设备开箱验收、基建项目验收)制度，保证归档文件材料齐全、完整和规范”，但是，由于中原油田档案管理实行的是“专业化管理，区域性服务”，档案管理部门与归档单位属于不同的行政单位，近年来油田一些单位的档案意识有所弱化，“三纳入”、“四参加”等归档管理措施几乎没有开展。因此，档案部门在加大对归档单位的档案管理责任目标考核力度之外，还结合油田工作实际完善了归档措施，例如，采取档案部门与相关科(室)签订委托鉴定、验收协议的方式，或在兼职档案员的岗位责任范围内列出相关内容，保证“四参加”归档措施的落实，确保文件材料归档的齐全、完整和准确。

四、不断补充和完善归档范围，为控制归档质量提供保证体系

归档范围对归档文件材料的内容进行了界定，从而保证归档文件材料的内容质量。中原油田档案部门在国家、集团公司下发的各类文件材料归档范围的基础上，本着“丰富、优化、突出自我”的原则，根据油田档案形成、发展和变化的规律，在深入机关科(室)调研的基础上，通过与机关各科(室)负责人和兼职档案员进行沟通与协商，以横向联系、纵向比较的方式确定应归档文件材料的内容，制定出能全面、系统反映企业历史真实面貌的归档范围。同时，随着企业文件材料的发展变化对归档范围进行不断补充和完善，保证归档范围内容及时更新，使归档的文件材料能真正反映出企业生产建设、经营管理和文化建设变化发展的历程。企业档案工作人员要做归档工作的有心人，保持与科室兼职档案员的密切联系，了解机关科(室)档案文件材料形成变化的情况，及时掌握各科(室)具体形成文件材料的种类和载体类型，做到心中有数，使文件材料归档做到“言之有理，取之有物”。

五、实施分级考核，层层把关，增强企业归档控制的执行力度

随着档案工作专业化管理的逐步发展，中原油田已经形成了一套较为完善的标准化制度体系，为了使文件材料归档制度落实到位，油田将档案工作纳入年度《精神文明建设目标责任考核办法》、内控管理、行政办公室系统三大考核体系，改变了以往档案工作目标考核只针对企业档案部门内部考核的做法。由于考核结果与单位党政领导的业绩工资、职务升迁直接挂钩，这一归档控制措施的实施引起油田党政领导对档案工作的高度重视，各单位均采取了各项措施加强档案管理，使企业文件材料的归档率明显提高，对文件材料的及时、准确、完整归档起到了有力的推动作用。

但是由于这项档案工作考核主要是针对油田所属各二级单位的考核，因此，对二级单位内部机关科(室)及部门归档约束力不强，不按时归档甚至不归档的现象仍然存在。为进一步加强归档控制力度，在将档案工作纳入油田精神文明考核建设的基础上，我们把文件材料的归档考核也纳入到对各机关科室的年度、季度或月度业绩考核、政工考核，形成层层把关的分级考核制度，加强了对企业档案直接形成单位的归档监督、考核，保证了文件材料及时、准确、完整归档。

要落实好归档考核制度，就要求企业档案管理人员认真做好平时归档的统计工作，及时向考核部门反馈各科(室)形成文件材料的归档情况，为档案归档考核提供准确的考核依据。

六、强化服务意识，提高服务水平，激发企业干部职工归档的积极性和主动性

归档不积极甚至不愿归档的部门和人员，其主要原因就是害怕文件材料归档后自己利用不方便。因此，企业档案部门首先应简化借阅手续，加强档案管理人员职业道德素质的培养，使档案管理人员树立强烈的责任意识和服务意识，提高自我管理、自我约束的能力，认真履行好自己的岗位职责，为利用者提供热情、周到、细致的档案利用服务;其次应加强对档案人员的档案专业知识、新技术、新方法的培训，提高企业档案管理现代化技术的应用水平，为利用者提供便捷、直观和准确的档案信息服务，使企业生产建设、经营管理在档案专业化管理中获得系统的信息保障，让企业员工在优质的档案利用服务中切实感受到集中统一管理的优越性，提高企业员工对形成的文件材料归档的主动性和积极性。

对企业文件材料归档的控制，不仅是对企业文件材料归档的规范和约束，更是对我们企业档案管理人员职业道德素质和工作能力的考验与鞭策。因为在对企业文件材料的归档控制中，起主导作用的始终是企业档案管理人员，企业档案管理人员只有尽职尽责做好自己的本职工作，对企业文件材料的归档控制才能真正做实、做好。