受控文件管理制度范本

在社会一步步向前发展的今天，制度使用的频率越来越高，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。那么什么样的制度才是有效的呢？下面是小编整理的受控文件管理制度范本，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

受控文件管理制度1

一、目的：

为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。

二、文件的编制：

2.1所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件，101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件，201为部门的第一份管理体系。

2.1.1YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。

2.1.2YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。(同上)

2.2版本版式:

2.2.1A/0A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为1.2.3，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推;

2.2.31/N文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推;

2.2.3如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号。

三、文件的分发：

1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。

2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。

四、文件的管理：

1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过。

2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

五、文件的修改：

1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。

2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决定，确实不可行时，方可修改。

3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的文件收回，并加盖更改章封存。

受控文件管理制度2

1、目的

为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。

2、适用范围

适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的`内部使用的文件。

3、职责

3.1质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理;

3.2总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理;

3.3各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。

3.4生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。

4、管理要求

4.1受控文件的发放

4.1.1各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。

4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。

4.1.3受控文件分发号应严格执行下表的规定：

4.1.4受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。

4.2受控文件的保管与使用

4.2.1各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”;妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收;文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。

4.2.2受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。

4.3受控文件的复制

4.3.1使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。

4.3.2所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。

4.3.3复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号(两位)”，发放日期为复制后实际发放的日期。

4.3.4复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。

4.4受控文件的更改与收回

4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。

4.4.2受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。

4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。

4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。

4.4.5作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。

4.5电子版受控文件的管理

4.5.1在公司内部局域网和网站上公布的受控文件，只供公司员工在线学习和下载记录单式。不应擅自下载受控文件中除空白记录单式外的其他内容。

4.5.2文件归口部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。

4.6提供给客户使用的文件的管理。

4.6.1销售部应要求客户方建立相应的文件管理办法，对我方提供的文件严格按受控文件要求进行控制。

4.6.2销售部应以每一客户为单位建立文件发放档案，填写“文件资料发放处置单”，文件发放后应要求对方确认并登记。

4.6.3客户对我方提供的文件如需复制，应填写该单位的“发放记录”并回传至我方进行确认。

4.6.4凡我方更改的文件，应及时收回原文件并填写该单位的“回收记录”，回传至我方进行确认。

4.6.5销售部应将所填写的以每一供方为单位的“文件资料发放处置单”，以及收到的“发放记录”、“回收记录”一起建立供方档案，妥善保管。