报关公司如何处理客户投诉
从事进出口报关,每天需要面对船公司、货代、海关商检等不同部门,还要接触成千上万不同的商品,在办理进出口通关过程中,难免操作有所失误,如何处理好客户投诉、维持好客户关系是所有报关公司都不能回避的话题。
一、日常通关过程中的失误
1.货物清单、数量、体积等信息不准确,向海关申报后,海关查验发现问题影响清关时效;
2.货物缺少单证或单证错误,未能及时清关耽误船期影响客户交期,再专业的报关公司也会有人为失误,不管是客户原因还是操作原因,小问题按流程向海关申请,严重错误可能面临海关处罚;
3.货物包装破损,运输过程中损坏货物、丢失等;
4.节假日、天气、事故等不可抗拒原因致使较长时间未能通关,可能产生许多额外费用。
二、客户投诉原因总结
1.影响交期:未能按事先约定时间交货,可能面对客户日日催促、抱怨。不光是报关公司,几乎所有行业都面临效率问题,延误意味着失误,要承受另一方的问责;
2.额外费用:因故产生额外费用到底由谁承担,事后加价是一些货代公司的做法,沟通不畅极易导致客户不理解,进而产生不信任、不合作;
3.赔偿问题:货物丢失、损坏的.赔偿问题,有时海关查验也可能产生损坏,涉及到多个部门;因未按时交货导致客户产生的损失等。
三、正确处理客户投诉
1.鉴定代理协议,明确责任归属,并合理审查客户提供的资料,规避企业通关风险;
2.报关公司完善操作机制,加强内容沟通协调,用流程化操作减少人为失误,降低出错机率;
3.进出口货物不包税,合理为客户争取关税优惠及通关便利,为客户代垫查验、运输费用,实报实销,让客户清楚费用明细,明明白白消费;
4.预估进出口通关时间及所需费用,让客户掌握货物进展,比如海关查验、审价具有一定的随机性,且不可控,所需要时间和费用都不可确定,不能一味向客户承诺。
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