如何做好HR档案管理
一、我们公司的人事档案主要包含以下几项内容:
1、反映员工基本信息的资料,如简历、照片与身份证/毕业证/资格证等相关证件的复印件等;
2、反映员工面试入职评定的资料,如面试评估表、入职登记表、入职体检报告、背景调查报告等;
3、劳动关系与相关待遇确认资料,如劳动合同、薪资确认表、工资银行卡/社保卡/住房公积金卡申办资料或原卡的复印件等;
4、相关制度或文件确认资料,如员工手册、考勤制度、奖惩制度、法律文书送达地址确认书等的签字确认文件或登记表格;
5、服务期及保密和竞业避止约定资料,如培训服务期协议、保密协议、竞业避止协议等;
6、在职管理中陆续归档的资料,如试用转正申请审批记录、培训记录(签到表、培训成绩)、奖惩记录、调岗记录、调薪记录、月/季/年度绩效考评记录等;
7、员工已离职的,其离职相关资料也会一并入档,如离职申请表、离职手续办理一览表、离职访谈记录表、离职证明等。
二、人事档案管理的操作规范和具体措施:
1、我们公司HR部门有专门的人事档案管理员,其职责主要负责纸质档案的建档、整理和保管以及电子档案的及时录入和管理。
2、人事档案属公司重要保密资料,公司规定员工入职一周内,HR部门必须完成建档工作,且一经建档,不得擅自销毁,即使员工离职,最少得再保存两年不得销毁,有竞业避止期限的则需保存更长。
3、我们设有专门的人事档案保管室,主管以上人员因工作原因可借阅其下属员工档案,但仅限于在档案保管室现场借阅查看,且需经上一级主管领导和HR部门负责人的同时签批核准,方可借阅。
4、电子档案永久保存,只能查阅,不能下载或拷贝,且我们对各级管理人员根据其管辖范围设置了查看权限密码,不能越级或跨部门查看,只能看自己及下属的电子档案,且有的敏感信息还会单独设置更高级别的查看权限,如薪酬、奖惩、绩效等。
5、其它规范,如编号管理、档案室管理规定、借阅档案登记记录、电子档案录入时效管理(涉及敏感的薪酬等有财务人员单独录入)、准确性和操作注意事项等,对档案管理员进行全面的规范指导和考核考检查,确保档案管理万无一失。
三、人事档案管理风险规避:
人事档案管理属人力资源管理的`基础性工作,我们公司已做得相对比较成熟稳定,基础上没有什么风险,该规避的和防范的地方我们也都基本上做到了。如:
1、人事档案中该有的员工基本资料要有,不能缺失,如前所述。
2、该要员工签名确认的制度、文件、资料,要有签名,不能没有,如劳动合同、法律文书送达地址确认书、员工手册及各项制度的员工阅知承诺签字确认,培训记录、奖惩记录等的员工签字等。
3、注意建档或(续)签字的时效性,不能过期不(续)签,如劳动合同的(续)签订、员工试用期评估和转正办理。
4、做好相应的保密和查阅权限管理、妥善保存保管等工作。
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