商务秘书常识辅导:事务文书的拟写
事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体,是应用写作的重要组成部分。下面本站小编为大家准备了关于商务秘书的事务文书常识,欢迎阅读。
1.公文用纸及印装格式
(1)公文用纸采用A4型。 (2)公文印装要规范。
2.公文眉首格式
(1)发文机关标识(公文版头)。 (2)公文份数序号(印刷顺序号)。
(3)发文字号。 (4)签发(会签)人。 (5)秘密等级和保密期限。
(6)紧急程度。 (7)红色反线(间隔横线)。
3.公文主体格式
(1)公文标题。 (2)主送机关。 (3)公文的主体(正文)格式。 (4)附件及附件说明。
(5)印章(发文机关名称)。 (6)签署。 (7)成文日期。 (8)附注。
4.版记(文尾)格式
(1)主题词。 (2)抄送机关。 (3)印发机关和印发日期。 (4)版记中的反线和版记的位置。
5.公文的特定格式
(1)信函式格式。 (2)会议纪要格式。
6.通告与通知
(1)相同点:都是用来传达上级机关的意图与要求,并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。
(2)不同点:告知范围不同;格式不同;行文渠道不同。
(3)通知的写作
1)通知的适用范围:通知适用于批转下级机关的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
2)通知的分类:指示型通知;发布型通知;批转型通知;转发型通知;任免型通知。
7.通知与通报
(1)相同点:都属于告知性文种;都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动;都是下行文。
(2)不同点:发文目的不同;内容不同;发送对象不同。
(3)通报的写作
1)通报的适用范围:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
2)通报的主要目的:传播信息、沟通情况、交流经验,一般情况下,通报不具有指挥性。
3)通报的分类:根据通报的`内容,可分为三种,即表扬性通报,用于表扬好人好事;批评性通报,用于通报对违法乱纪人员的处理情况;情况通报,侧重于告知,一般不涉及表扬或批评。
4)通报的表述方法可分为两种,即直述式和转述式。
5)通报正文的拟写:通报正文的写作以表扬和批评性通报为例,有四个要素,即倾向性导语、通报的事实(事件)、对事实(事件)的认定和分析、处理意见等。
8.请示与报告
(1)相同点:都是上行文种;行文对象一般都是直接上级机关。
(2)不同点:行文目的不同;写作结构不同;结束语不同;处理方式不同;内容宽窄不同;发文时机不同;报送制度不同;失误后责任划分不同。
(3)报告的写作
1)报告的适用范围:适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
3)报告的拟写:报告正文由报告导语、报告主体、报告结束语三部分构成。
(4)请示的写作
1)请示的适用范围:请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文件。
2)请示的分类:请求指示的请示;请求批准的请示;请求审批的请示。
3)请示正文的拟写:请示正文由请示原因、请求事项、结束语三部分组成。
9.函
(1)函的适用范围:函是平行文,适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(2)函的分类。
(3)函的拟写:问复函要做到问得清楚,答得明白;请准(审批)函的结构安排有点类似于请示(批复)。
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